18 dicas para escrever bons e-mails

O e-mail se tornou uma das mais importantes formas de comunicação do nosso tempo. No meio corporativo, ele é a principal ferramenta de trabalho para muita gente. Compartilhe a seguir algumas dicas para escrever bons e-mails e obter êxito na sua comunicação.

1. O campo PARA deve ser preenchido com as pessoas PARA as quais o e-mail se destina. PARA quem você está respondendo a dúvida ou PARA quem você está fazendo a solicitação;
2. O campo CC (cópia de carbono) deve ser preenchido com pessoas que foram citadas na conversa ou que precisam saber que a conversa está ocorrendo;
3. No campo assunto, especifique claramente o propósito do e-mail. O uso de marcadores (tags) pode facilitar a identificação, catalogação e busca futura de e-mails;
4. Para assuntos diferentes, utilize e-mails diferentes. Isso facilita as respostas e a evolução da discussão;
5. Todo texto de e-mail deve ter a seguinte estrutura: Saudação; Corpo da Mensagem; Despedida; Assinatura;
6. Evite e-mails excessivamente longos para não tomar o tempo das pessoas;
7. Separar o texto em blocos e aumentar o espaçamento entre linhas são técnicas que facilitam a compreensão da mensagem;
8. Pode ser útil destacar informações importantes, como: números, estatísticas e conclusões;
9. Mas lembre-se: NADA DE MAIÚSCULAS! Afinal não estamos gritando com ninguém. Utilize os recursos de formatação do computador, como: cores, negrito, itálico, sublinhado ou realce;
10. Use sempre uma linguagem compreensível a todos os destinatários. Muito cuidado com gírias, regionalismos e neologismos;
11. Use sempre um revisor ortográfico e um dicionário quando necessário. Nada de e-mails com erros, pois isso diminui as suas chances de ver a sua solicitação bem atendida;
12. Chamar um colega para dar uma revisada no texto também é uma ótima ideia;
13. Na despedida, quando estiver atendendo à solicitação de alguém, sinalize isso. Esse fechamento cria uma mensagem no inconsciente do receptor de que ele está lhe devendo algo e pode facilitar futuras negociações;
14. Quando estiver pedindo algo, agradeça! Esse fechamento mostra ao receptor que você sabe que está solicitando uma resposta e é grato por isso;
15. Finalize sempre com a assinatura. Ela diz claramente quem é você na história (nome, cargo) e como encontrá-lo (setor, localização, e-mail, telefone…);
16. Use o suporte das próprias ferramentas de e-mail para evitar o esquecimento da assinatura ou o preenchimento despadronizado;
17. Importante: escreveu, está escrito! Uma pessoa pode até esquecer o que você falou, mas, lendo um e-mail, pode relembrar bem como encaminhar para quem não deveria. Portanto, jamais responda a um e-mail “provocativo” prontamente. Conte até 10, vá tomar uma água, um café, um sorvete no shopping, converse com um colega, faça operação-tartaruga, responda só no outro dia… Pense bem no que vai escrever;
18. Antes de clicar no botão “Enviar”, cheque se está tudo correto: destinatários, assunto, conteúdo, assinatura, anexos. As ferramentas de edição de e-mails ajudam significativamente nessa checagem;

Se você quer mais dicas para escrever bons e-mails, além de diversas outras dicas sobre gerenciamento de projetos e desenvolvimento de sistemas, não deixe de ler o ebook Fazendo um projeto dar certo, disponível nas maiores livrarias da Internet. Clique aqui para conhecer mais.

Aguardo mais dicas para bons e-mails nos comentários!

Valeu,

Férias, pra que te quis

Férias bem planejadas resultam em boas fotos...

Férias, pra que te quero (ou rumo à Bróduei)

Há um tempo, uns caras inteligentes inventaram as férias. Juridicamente, temos um período para descanso físico e mental do empregado. Acho interessante como o nosso organismo precisa das férias. Depois de meses e meses produzindo a pique, o nosso corpo (e a nossa cabeça) acusa o cansaço. É quando as noites de sono não conseguem mais recarregar a bateria aos níveis máximos.

Nessas horas, é preciso parar. Óbvio que sempre defendemos o planejamento. Então que sejam pausas duplamente planejadas.

Primeiro, é preciso planejar a sua saída do fluxo produtivo. A equipe não pode parar quando você sai. Quando existe essa dependência tão grande, é comum vermos pessoas que não conseguem (ou não podem) tirar férias. Você tem o direito de descansar. E as coisas devem continuar fluindo normalmente até a sua volta. É preciso ter substitutos à altura para a banda não parar. E férias ligado no trabalho, lendo e-mails e atendendo a telefonemas não cumprem o propósito do descanso. É preciso desligar mesmo. Totalmente. Puxar o fio da tomada.

O gerente precisa planejar junto à equipe as férias de todos. É imprescindível que todos possam descansar e voltar sem inviabilizar o projeto. É claro que, em projetos de curta duração, as férias de todos podem até ser postergadas de forma negocial pelo objetivo maior. O bom gerente planeja as suas férias de forma que ele também usufrua desse direito. Ele sai e a equipe continua seguindo finamente com o projeto, rumo ao sucesso.

Planejada a saída, é hora de exercer o segundo viés do planejamento. O que farei nas minhas férias? Um bom planejamento maximiza as chances de um bom aproveitamento. Mesmo que o objetivo seja simplesmente ficar de pernas para o ar. Afinal, você não descansa pensando em contas a pagar nas suas férias.

Se vai viajar então: aonde ir? Documentos? Passagens? Hotéis? Passeios? Reservas? Mapas? Programas? Vacinas? Revisão do carro? Moeda? Alimentação? Roupas? O que fazer com as crianças? O que fazer com os animais de estimação? Orçamento? Afinal, você não descansa pensando o tempo todo se o dinheiro vai dar.

No livro Fazendo um projeto dar certo, falamos que uma equipe cansada tem uma produtividade mais baixa e comete mais erros, gerando prejuízos e atrasos para o projeto. Ainda no livro, trazemos o tópico “Acontecem férias e licenças não previstas no projeto”, no qual discutimos um pouco sobre os problemas de não planejarmos as férias da equipe e possíveis soluções para tal.

"Chega um momento em que a equipe está tão cansada que a produtividade baixa e, pior ainda, ela aumenta o seu nível de erros. [...]

O cronograma do projeto não prevê as férias e folgas da equipe. A equipe ainda não sabe quando vai tirar férias. Só sabe que, quando chegar o dia, nada impedirá. [...]

Planejar um projeto também é planejar as licenças, folgas e férias da equipe. Inclusive as do próprio gestor que precisará mais do que nunca de um substituto nas suas ausências. Até para ele ter justamente o direito de se ausentar.

As folgas devem ser negociadas de acordo com os interesses de todos os envolvidos: equipe, projeto e empresa. Os prós e contras de todas as partes devem ser considerados. Nenhuma das partes pode ser inflexível nesse momento. Bom senso sempre deve estar presente em negociações. [...]

É melhor planejar de acordo com os interesses de todos do que ter um 'planejamento' forçado (compulsório).”

Bom descanso.

Como lidar com ausências não previstas da equipe?

Nesse post, vamos conversar um pouco sobre uma das perguntas que recebi nas palestras de divulgação do livro, conforme post anterior: Apresentando o livro na Estácio (FIC). Também sigo uma dica do Marcelo Pinheiro de publicar alguns posts com títulos mais facilmente alcançáveis nas buscas do Google.

E aí: como lidar com ausências não previstas da equipe? Pode isso, Arnaldo?

Essa é uma pergunta boa de se responder com depende.

• Em qual fase do projeto estamos? Bem no início? Ou já se aproxima a hora da grande entrega?
• De quanto tempo será a ausência? 1 dia? 1 semana? Até o fim do projeto?
• Qual o valor agregado à equipe pelo profissional ausente? É um cara fácil de substituir?
• Quais opções eu tenho entre atrasar um pouco o projeto ou entregar menos funcionalidades?
• Quanta grana eu tenho para resolver este problema da ausência?

A melhor dica que eu posso dar é formar substitutos na equipe durante todo o projeto. Não há nada no projeto que seja de domínio exclusivo de uma pessoa. Todos os processos, procedimentos, técnicas, ferramentas e conhecimentos básicos estão replicados em, pelo menos, um par de pessoas. Não é fácil. Não é barato. Mas é imprescindível para que o projeto ande bem.

Como já demonstramos na nossa pesquisa de pós-graduação, o Repasse de Conhecimento é uma das práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso. Mais detalhes em: [COMUNICAÇÃOx SUCESSO] Resumo da pesquisa sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos.

Estimular o trabalho em pares e a divisão de conhecimentos, faz com que a afinidade da equipe aumente e os substitutos sejam naturalmente formados. Também facilita a gestão do projeto.

Óbvio que o substituto não vai dar conta do trabalho de dois. Nem vai entregar na substituição a mesma qualidade do craque principal. Como substituir o Messi? As questões não são essas. O importante é que alguém consegue executar minimamente as atividades imprescindíveis para que o projeto não trave na ausência de determinadas pessoas. A equipe segue tocando o barco.

Opções a considerar também incluem o acordo de horas extras com a equipe remanescente ou a estipulação de metas e prêmios para o aumento da produtividade. Nós somos a equipe que sobrou e é nossa responsabilidade fazer o projeto dar certo!

Trazer pessoas novas de fora da equipe também é uma opção, mas fique atento a algumas ressalvas que apresentamos no tópico “Acontecem férias e licenças não previstas no projeto” do livro Fazendo um projeto dar certo.

“Colegas podem ser realocados de outros projetos ou até mesmo contratados para suprir determinadas ausências. Embora seja prudente analisar o período estimado de ausência, pois todo mundo tem uma curva de entrada no projeto – um tempo até que esteja em condições de ser produtivo.”

Com certeza, o Felipão não soube como lidar com a ausência não prevista do Neymar. Se bem que vimos uma superioridade alemã tão grande que me fez pensar no quanto o Neymar realmente teria ajudado.

Até a próxima!

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Resumo da pesquisa sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos

E aí, pessoas? Tudo bem?

Para quem acompanhou até aqui, chegamos ao final da série de posts contendo a minha pesquisa elaborada para a conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos.

O objetivo principal foi descobrir as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos. Além disso, também discutimos sobre como medir sucesso em projetos e quais as práticas de comunicação favoritas das equipes.

A pesquisa inteira foi publicada em 10 posts, conforme listagem cronológica a seguir:

Quais são as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Como medir sucesso?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Quais as práticas de comunicação identificadas?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Qualificação dos respondentes

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Analisando o sucesso do projeto

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação favoritaças da galera

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Pontos fracos da pesquisa

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Conclusões da pesquisa

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Possíveis desdobramentos da pesquisa

Uma forma fácil de encontrar estes posts é buscando na nuvem de tags pela tag [COMUNICAÇÃO x SUCESSO] criada exclusivamente para a publicação da pesquisa.

E deu isso aqui:

As práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de desenvolvimento de software considerados bem sucedidos foram, pela ordem: Discussões técnicas, E-mails, Reuniões, Repasse de conhecimento, Relatórios de acompanhamento e Apresentações.

Mais uma vez agradecemos a todos que participaram da pesquisa e a todos que acompanharam aqui pelo blog.

Valeu!

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Possíveis desdobramentos da pesquisa

Seria útil repetir a pesquisa com outras amostras de participantes, em busca da análise da confirmação dos resultados obtidos neste primeiro experimento. Inclusive estas novas amostras poderiam variar também em tamanho para analisar a evolução dos resultados.

Outra análise possível é forçar na amostra a participação de várias pessoas respondendo sobre um mesmo projeto, para avaliar a variabilidade das notas informadas por elas. Um experimento complementar e interessante seria forçar estas pessoas a responder inicialmente de forma isolada e, posteriormente, em grupo. Dessa forma, elas poderiam confrontar suas notas e opiniões e a pesquisa poderia ser beneficiada com notas mais qualificadas uma vez que a inteligência coletiva é quem as definiria.

Um experimento deste tipo poderia avaliar a variabilidade entre as notas individuais e coletivas e quanto isto influencia nos resultados globais da pesquisa.

Alterar a ordem das perguntas durante as entrevistas com diferentes pessoas também pode vir a ter impacto sobre os resultados obtidos. Adicionalmente, as práticas de comunicação podem ser complementadas, alteradas ou excluídas, fornecendo novo conteúdo para a pesquisa. Novas práticas de comunicação a serem incluídas na pesquisa podem ser: divulgação da estratégia empresarial (como a equipe do projeto toma conhecimento da estratégia) e ferramental de trabalho (como as ferramentas influem na comunicação diária da equipe durante a execução do projeto).

Para aplicar a pesquisa em projetos que não tratem de desenvolvimento de software, seria necessário elencar as práticas de comunicação mais adequadas à natureza dos projetos em estudo. Obviamente, as práticas de comunicação comuns aos dois tipos de projetos poderiam ser reaproveitadas.

Considerando que os fatores de sucesso variam entre projetos, o respondente poderia atribuir peso diferente para alguma das perspectivas na análise do sucesso. Por exemplo, para um projeto em que o cumprimento do prazo é imprescindível (talvez para atender a uma data legal), a nota dada ao sucesso no prazo poderia ter um valor maior na análise do sucesso do projeto.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Conclusões da pesquisa

O objetivo deste trabalho foi identificar as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de desenvolvimento de software considerados bem sucedidos. Os resultados principais foram, pela ordem: Discussões técnicas, E-mails, Reuniões, Repasse de conhecimento, Relatórios de acompanhamento e Apresentações. Em contrapartida, as práticas de comunicação menos utilizadas nos projetos de sucesso foram: Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência.

Para a implementação da pesquisa, foi idealizada uma metodologia para analisar o sucesso do projeto sob diferentes perspectivas e também para comparar diferentes práticas de comunicação utilizadas corriqueiramente em projetos de desenvolvimento de software. A metodologia foi tal que permitiu a comparação do sucesso e da utilização das práticas de comunicação mesmo em projetos diferentes. Adicionalmente, também investigou-se as práticas de comunicação favoritas dos respondentes, quando trabalhando em projetos de desenvolvimento de software. A metodologia previa a conversão numérica de todas as respostas para facilitar a tabulação e a análise dos resultados.

Comparando os resultados anteriores com as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software considerados mal sucedidos, percebe-se, nos projetos fracassados, uma supervalorização das práticas Documentação formal e Relatórios de acompanhamento em detrimento de E-mails e Reuniões. Isto pode ter sido uma das causas dos fracassos destes projetos.

Analisando as práticas de comunicação utilizadas em todos os projetos, independentemente do seu sucesso, percebe-se que as 3 primeiras posições se mantiveram constantes (Discussões técnicas, E-mails e Reuniões), assim como as 3 últimas posições também se mantiveram constantes (Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência). A diferença principal foi que a prática Relatórios de Acompanhamento ocupou o quarto lugar, relegando a prática Repasse de Conhecimento à quinta colocação.

Segundo a metodologia proposta e as respostas colhidas na pesquisa, 13 projetos foram considerados bem sucedidos e 6 projetos não atingiram o sucesso.

Analisando as perspectivas de sucesso mais atingidas pelas equipes, destaca-se nas primeiras posições a busca das equipes dos projetos em atender bem aos interesses do cliente no projeto, através das altas notas elencadas para as perspectivas: benefícios para o cliente, satisfação do cliente e cumprimento do escopo. Outro destaque foi para o sucesso na geração de conhecimento, o que é uma constante em projetos de desenvolvimento de software pelo seu alto grau de ineditismo.

Os destaques negativos ficam por conta do sucesso em cumprimento de prazos e custos, sendo a situação dos custos mais negativa, uma vez que os números foram ruins (fracasso) e houve, ainda, dificuldade para colhê-los (conhecimento dos custos).

As práticas de comunicação favoritas são Repasse de conhecimento e Discussões técnicas, demonstrando uma predileção por conversar. Em seguida, apareceram diversas práticas empatadas na predileção: Reuniões, E-mails, Apresentações, Quadro branco para desenho, Quadro de planejamento e Processo de Desenvolvimento. As práticas com mais rejeição são: Manual do usuário, Videoconferência e Documentação formal.

Observa-se um ligeiro descompasso entre as predileções e as práticas efetivamente utilizadas nos projetos. Basta perceber que Repasse de conhecimento só é a quarta prática mais utilizada nos projetos de sucesso.

Analisando de forma segmentada por papéis, as práticas de comunicação favoritas para a equipe técnica (codificadores e especificadores) são: Repasse de conhecimento, Discussões técnicas e Quadro branco para desenho. Este resultado reforça a necessidade que a equipe técnica tem de conversar para executar bem o projeto.

Já os gestores dos projetos elencaram como suas práticas favoritas: Processo de desenvolvimento e Quadro de planejamento. Este resultado demonstra a predileção por práticas que auxiliam bastante o gestor no planejamento do projeto e na execução do plano traçado.

Há de se observar que 45 pessoas foram contactadas para participar da pesquisa e obteve-se uma taxa aproximada de respostas de 42% (19 pessoas). Todas foram orientadas a responder sobre projetos já concluídos, para possibilitar uma análise mais fidedigna sobre o sucesso do projeto e sobre a utilização das práticas de comunicação no mesmo. É necessário repetir a pesquisa em busca da confirmação de todos os resultados.