Como lidar com ausências não previstas da equipe?

Nesse post, vamos conversar um pouco sobre uma das perguntas que recebi nas palestras de divulgação do livro, conforme post anterior: Apresentando o livro na Estácio (FIC). Também sigo uma dica do Marcelo Pinheiro de publicar alguns posts com títulos mais facilmente alcançáveis nas buscas do Google.

E aí: como lidar com ausências não previstas da equipe? Pode isso, Arnaldo?

Essa é uma pergunta boa de se responder com depende.

• Em qual fase do projeto estamos? Bem no início? Ou já se aproxima a hora da grande entrega?
• De quanto tempo será a ausência? 1 dia? 1 semana? Até o fim do projeto?
• Qual o valor agregado à equipe pelo profissional ausente? É um cara fácil de substituir?
• Quais opções eu tenho entre atrasar um pouco o projeto ou entregar menos funcionalidades?
• Quanta grana eu tenho para resolver este problema da ausência?

A melhor dica que eu posso dar é formar substitutos na equipe durante todo o projeto. Não há nada no projeto que seja de domínio exclusivo de uma pessoa. Todos os processos, procedimentos, técnicas, ferramentas e conhecimentos básicos estão replicados em, pelo menos, um par de pessoas. Não é fácil. Não é barato. Mas é imprescindível para que o projeto ande bem.

Como já demonstramos na nossa pesquisa de pós-graduação, o Repasse de Conhecimento é uma das práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso. Mais detalhes em: [COMUNICAÇÃOx SUCESSO] Resumo da pesquisa sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos.

Estimular o trabalho em pares e a divisão de conhecimentos, faz com que a afinidade da equipe aumente e os substitutos sejam naturalmente formados. Também facilita a gestão do projeto.

Óbvio que o substituto não vai dar conta do trabalho de dois. Nem vai entregar na substituição a mesma qualidade do craque principal. Como substituir o Messi? As questões não são essas. O importante é que alguém consegue executar minimamente as atividades imprescindíveis para que o projeto não trave na ausência de determinadas pessoas. A equipe segue tocando o barco.

Opções a considerar também incluem o acordo de horas extras com a equipe remanescente ou a estipulação de metas e prêmios para o aumento da produtividade. Nós somos a equipe que sobrou e é nossa responsabilidade fazer o projeto dar certo!

Trazer pessoas novas de fora da equipe também é uma opção, mas fique atento a algumas ressalvas que apresentamos no tópico “Acontecem férias e licenças não previstas no projeto” do livro Fazendo um projeto dar certo.

“Colegas podem ser realocados de outros projetos ou até mesmo contratados para suprir determinadas ausências. Embora seja prudente analisar o período estimado de ausência, pois todo mundo tem uma curva de entrada no projeto – um tempo até que esteja em condições de ser produtivo.”

Com certeza, o Felipão não soube como lidar com a ausência não prevista do Neymar. Se bem que vimos uma superioridade alemã tão grande que me fez pensar no quanto o Neymar realmente teria ajudado.

Até a próxima!