Nesses
dias, estamos planejando um novo projeto. E eu tenho ouvido muito a
pergunta que o gerente de projeto mais ouve na vida: quando
fica pronto? O patrocinador do projeto também se preocupa
bastante com quanto custará. Mas a pergunta que realmente mais
interessa a todos os envolvidos no projeto é: quando
fica pronto? É um momento de muita pressão e tensão para o
gerente e sua equipe de projeto. E aí, como responder a esta
pergunta? Como dar o prazo final do projeto?
O
projeto tem um prazo fixo
Esse
parece ser o caso mais fácil que o gerente de projeto encontra para
dar o prazo final do projeto. Também conhecido como: tudo bem, você
pode dizer o prazo, desde que não passe desta data que eu
quero. Ora pois, se o cliente já deu o prazo, o prazo já está
dado.
Geralmente,
estes projetos estão relacionados a algum evento fixo no tempo.
Exemplos: o show do réveillon deve acontecer na noite do dia 31/12.
Nem um dia antes, nem um dia depois. Simples assim. Espera-se noite
de lua cheia no luau. O Carnaval também tem suas datas
preestabelecidas antecipadamente. Assim como a Copa do Mundo. E as
Olimpíadas, sejam de inverno, sejam de verão. O baile de 15 anos
não pode acontecer 6 meses depois do aniversário. Caso clássico
também são os projetos que precisam impreterivelmente acabar antes
das eleições, rendendo mais publicidade e votos aos políticos.
Nesse
cenário, a missão da equipe de planejamento é garantir que todo o
trabalho necessário para a conclusão do projeto pode ser realizado
até a data estipulada pelo patrocinador. As aquisições devem ter
uma contratação aprimorada. Uma entrega de um fornecedor que atrasa
uma semana pode colocar tudo a perder. Horas extras, aumentar a
equipe ou diminuir requisitos do projeto também podem ser opções
para garantir a data. É o tripé do planejamento: escopo,
tempo e custos. Se o tempo está fixado, apenas as outras duas
variáveis podem ser alteradas.
Para
projetos dessa natureza, é imprescindível um gerenciamento
primoroso do tempo. Nas últimas semanas, é esperada uma pressão
incrível sobre a equipe do projeto por conta do prazo que está
chegando.
Em
desenvolvimento de sistemas, é o caso do projeto ágil clássico. Ou
seja, a equipe é contratada por determinado período, e deve
produzir software durante este tempo. Tudo o que for entregue é
válido, mas a equipe deve buscar ter sempre entregas verdadeiramente
implantáveis.
Opinião
Especializada
Essa
técnica de estimativa consiste basicamente em terceirizar a pergunta
para algum especialista: meu amigo, me ajude, considerando toda a sua
vivência, se você fosse fazer este projeto, quando
ficaria
pronto?
Obviamente
essa técnica implica em ter um especialista à disposição por um
custo aceitável. Normalmente, ela é usada quando o tipo do projeto
é totalmente inédito para a equipe. E, claro, é uma estimativa
rápida e grosseira apenas para gerar uma noção inicial do prazo e
dos custos relacionados ao projeto. Pode ser importante para
determinar o avanço em um trabalho de planejamento mais detalhado.
Afinal, planejar também custa tempo e dinheiro. E, às vezes, isso
precisa ser feito antes do projeto (e seu orçamento) ser aprovado,
como em uma típica pré-venda.
Estimativa
Análoga
Essa
técnica de estimativa consiste basicamente em fazer uma analogia do
projeto atual com projetos semelhantes anteriormente desenvolvidos
pela equipe. Olha, aquele prédio que construímos no Centro tinha 9
pavimentos e demoramos 3 anos para fazê-lo. Sabe, aquele sistema de
envio de SMS para os clientes foi concluído em 10 semanas.
A
vantagem desta técnica sobre a anterior é que os estimadores são
“da casa” e podem se valer das lições aprendidas dos projetos
anteriores.
Estimativa
Paramétrica
Essa
técnica de estimativa consiste basicamente em definir e utilizar
alguma unidade de medida para comparar projetos diferentes. Essa
unidade é utilizada como parâmetro para determinar o grau de
multiplicidade entre os projetos comparados – quanto A é maior (ou
menor) que B? Se um projeto do tamanho A é feito em X tempo, quanto
tempo precisamos para fazer um projeto B, que tem o dobro do tamanho
de A?
Em
uma visão grosseira, poderíamos comparar a quantidade de
apartamentos de um edifício residencial. Se gastamos 2 anos para
fazer um prédio com 40 apartamentos, quanto tempo levaremos para
fazer um novo prédio com 80 apartamentos? Pela estimativa
paramétrica, teríamos 4 anos.
Em
software, um parâmetro bem utilizado é o ponto de função, que
visa medir o tamanho funcional de um sistema. A empresa pode ter a
sua métrica de produtividade indicando quanto tempo ela precisa para
produzir 1 ponto de função e isto pode ser utilizado para estimar o
tamanho bem como o prazo de novos projetos.
A
estimativa pode ser aprimorada incluindo-se tempos fixos para a
iniciação e o encerramento de projetos de qualquer tamanho.
O
grande problema desta técnica é encontrar parâmetros confiáveis
para a comparação de projetos diferentes. O próprio ponto de
função citado anteriormente tem consideráveis deficiências.
Estimativa
Detalhada
Essa
técnica de estimativa consiste basicamente em construir um
cronograma completo de todo o
desenvolvimento do projeto. E por completo entendam: obtenção de
licenças e autorizações; disponibilidade de recursos materiais;
aquisições; alocação de pessoas; testes, homologações e
implantações.
A
vantagem é ter uma estimativa bem mais realista e confiável. A
desvantagem é que isso não sai de graça. Projetos enormes podem
ter dezenas de profissionais trabalhando durante meses apenas no seu
planejamento inicial.
A
margem de erro vai pra lá e vem pra cá
Perceba
que falamos o tempo todo em estimativas:
avaliação ou cálculo aproximado de
algo. E toda estimativa é falível. Portanto, toda estimativa deve
ser agraciada com uma margem de erro. Uma variação aceitável
dentro da data crua obtida diretamente pela estimativa.
Quanto
mais detalhada a estimativa, melhor ela será e, portanto, aceitará
uma margem de erro menor. Considere 30% de variação nas técnicas
menos detalhistas. Isso pode ser aceitável em um projeto de 100 mil
reais. Mas pode inviabilizar um projeto de 10 bilhões de reais caso
não tenhamos à disposição os 3 bilhões de reais adicionais
necessários à margem de erro do planejamento.
Quanto
mais caro o projeto, mais cara a margem de erro e, talvez, tenhamos
mais dinheiro para planejar melhor inicialmente, economizando, assim,
na margem de erro.
E
vai dar tempo?
Uma
vez iniciada a execução do projeto, é necessária uma gestão
cuidadosa do tempo, para garantir que o projeto acabe dentro do tempo
planejado. A cada dia que se passa, a estimativa de ontem não vale
mais. Ao mesmo tempo, já podemos ter uma estimativa nova e mais real
do projeto. E assim seguimos até o último dia do projeto.
Diariamente, respondendo: quando fica pronto?
O
amadurecimento da equipe durante a execução do projeto e a
ocorrência ou não dos riscos podem indicar se as estimativas serão
cumpridas e se um eventual atraso pode ser recuperado com o esperado
aumento da produtividade da equipe.
Para
saber mais, estude Gerenciamento do Tempo.
Até!