[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Quais as práticas de comunicação identificadas?

A terceira e última parte da pesquisa trouxe uma série de práticas de comunicação utilizadas em projetos de desenvolvimento de software, conforme lista numerada e descritiva a seguir:

PRÁTICA 1: Reuniões – Considere todas as formas de reuniões.

PRÁTICA 2: E-mails – Considere os e-mails trocados durante um projeto.

PRÁTICA 3: Videoconferência – Considere a realização de reuniões por videoconferência durante um projeto.

PRÁTICA 4: Documentação formal e legal do projeto – Considere os documentos obrigatoriamente produzidos durante o desenvolvimento de um projeto. Esses documentos podem atender a exigências de processos, de legislação, de contratos ou de comunicação.

PRÁTICA 5: Apresentações – Considere as apresentações sobre o projeto realizadas durante o desenvolvimento do mesmo. Apresentações servem para dividir conhecimento, expor ideias, demonstrar a evolução do projeto e buscar mais patrocínio ou aprovações. Apresentações são exposições públicas conduzidas por algum representante do projeto.

PRÁTICA 6: Reuniões diárias – Considere as reuniões diárias conforme preconizadas pelo framework Scrum: Reuniões diárias, limitadas a quinze minutos de duração no máximo, cuja pauta é direcionada a que cada membro da equipe responda às seguintes perguntas: O que foi completado desde a última reunião? O que será feito até a próxima reunião? Quais os obstáculos que estão no caminho?

PRÁTICA 7: Quadro branco para desenho – Considere a disponibilidade de quadros brancos e limpos no ambiente de trabalho para que a equipe possa desenhar neles as suas ideias e entendimentos sobre as soluções do projeto.

PRÁTICA 8: Quadro de planejamento de atividades – Considere a disponibilidade de quadros (inclusive virtuais) para o planejamento das atividades do projeto, de forma que as atividades possam ser listadas e a equipe possa acompanhar a evolução do estado das mesmas (a fazer, fazendo, feito).

PRÁTICA 9: Relatórios de acompanhamento do projeto – Considere a elaboração de relatórios periódicos sobre o andamento do projeto, contendo informações como: avanços, problemas, pendências, decisões, riscos, passos futuros.

PRÁTICA 10: Mensagens instantâneas – Considere a comunicação remota através de mensagens instantâneas por dispositivos eletrônicos. Considere o uso de salas de bate-papo, chats individuais, telefonia móvel (SMS) e smartphones (Whatsapp).

PRÁTICA 11: Discussões técnicas – Considere as discussões técnicas realizadas com a participação técnica da equipe do projeto. Considere inclusive discussões com equipes e especialistas externos ao projeto. Considere discussões formais ou informais. As discussões geralmente indicam soluções alternativas para a resolução de um problema técnico.

PRÁTICA 12: Manual do usuário – Considere a disponibilização de um manual de utilização para os futuros usuários do software desenvolvido no projeto. Um manual bem elaborado pode aumentar o sucesso do uso do software tanto na utilização plena de suas capacidades quanto na adesão de novos usuários. As aplicações mais recentes têm formas mais modernas de disponibilizar os seus manuais ou até mesmo deixaram de fornecê-los.

PRÁTICA 13: Repasse de conhecimento entre membros da equipe – Considere como o conhecimento é repassado dentro da equipe do projeto. Como os requisitos, regras, padrões e convenções são repassados? Como as técnicas e melhores práticas de desenvolvimento são repassadas? Os especialistas e profissionais mais experientes repassam conhecimento? Existe a prática de trabalho em pares?

PRÁTICA 14: Ferramentas de edição colaborativa – Considere ferramentas disponíveis na nuvem que possibilitem a edição colaborativa e simultânea de documentos por vários membros da equipe do projeto.

PRÁTICA 15: Processo de desenvolvimento – Considere a existência e a disponibilidade de um processo de desenvolvimento de software que oriente a equipe na execução do projeto, ordenando quais artefatos devem ser produzidos durante o projeto.

As descrições foram utilizadas para clarificar a prática de comunicação considerada na pesquisa. A ordem das práticas acima foi a mesma apresentada aos entrevistados e não seguiu nenhum critério específico. A numeração foi replicada nos gráficos para facilitar o entendimento dos resultados da pesquisa.

Para cada uma das práticas listadas, duas perguntas deveriam ser respondidas: se o respondente gosta de utilizar tal prática e quanto ela foi utilizada no projeto apontado na primeira parte.

Para a afinidade, foi definida uma escala com 5 pontos variando entre os extremos Detesto e Favorita. Para cada pontuação, foi elaborada uma descrição de forma a facilitar as respostas, conforme lista a seguir:

Detesto. Não entendo porque alguém perde tempo fazendo isso;

Tolero. Não gosto, mas colaboro com os colegas que utilizam esta prática no projeto;

Indiferente. Não gosto nem deixo de gostar. Utilizo se for orientado a fazê-lo.

Gosto. Utilizo esporadicamente quando as condições são propícias à utilização;

Favorita. Utilizo com frequência sempre que possível. Acredito que faz a diferença;

Conforme figura a seguir, essas opções foram convertidas em números com o objetivo de facilitar a tabulação e a análise dos dados.

Os respondentes foram orientados a avaliar apenas o quanto gostam da prática, desconsiderando questões alheias como o fato de não ter tido a possibilidade de implantar o uso da prática no projeto.

Para a avaliação da utilização da prática de comunicação no projeto considerado, foi definida uma escala de 1 a 10, na qual o 1 (um) significa prática nunca utilizada e o 10 (dez) significa prática utilizada com excelência, conforme ilustrado a seguir:

Dicas adicionais foram fornecidas sobre aspectos que poderiam ser considerados para diminuir a pontuação de uma prática. Como exemplo, para a prática de reuniões (1), sugestões para a retirada de pontos fazendo a nota não ser 10 (dez) eram:

• Ausência de reuniões para discussão de assuntos importantes do projeto;
• Excesso de reuniões quando não sobra tempo para trabalhar;
• Reuniões sem pauta;
• Reuniões sem convocação prévia;
• Reuniões sem os participantes necessários para as decisões;
• Reuniões sem ata e sem itens de ação;
• Reuniões que começam ou terminam fora do horário;