18 dicas para escrever bons e-mails

O e-mail se tornou uma das mais importantes formas de comunicação do nosso tempo. No meio corporativo, ele é a principal ferramenta de trabalho para muita gente. Compartilhe a seguir algumas dicas para escrever bons e-mails e obter êxito na sua comunicação.

1. O campo PARA deve ser preenchido com as pessoas PARA as quais o e-mail se destina. PARA quem você está respondendo a dúvida ou PARA quem você está fazendo a solicitação;
2. O campo CC (cópia de carbono) deve ser preenchido com pessoas que foram citadas na conversa ou que precisam saber que a conversa está ocorrendo;
3. No campo assunto, especifique claramente o propósito do e-mail. O uso de marcadores (tags) pode facilitar a identificação, catalogação e busca futura de e-mails;
4. Para assuntos diferentes, utilize e-mails diferentes. Isso facilita as respostas e a evolução da discussão;
5. Todo texto de e-mail deve ter a seguinte estrutura: Saudação; Corpo da Mensagem; Despedida; Assinatura;
6. Evite e-mails excessivamente longos para não tomar o tempo das pessoas;
7. Separar o texto em blocos e aumentar o espaçamento entre linhas são técnicas que facilitam a compreensão da mensagem;
8. Pode ser útil destacar informações importantes, como: números, estatísticas e conclusões;
9. Mas lembre-se: NADA DE MAIÚSCULAS! Afinal não estamos gritando com ninguém. Utilize os recursos de formatação do computador, como: cores, negrito, itálico, sublinhado ou realce;
10. Use sempre uma linguagem compreensível a todos os destinatários. Muito cuidado com gírias, regionalismos e neologismos;
11. Use sempre um revisor ortográfico e um dicionário quando necessário. Nada de e-mails com erros, pois isso diminui as suas chances de ver a sua solicitação bem atendida;
12. Chamar um colega para dar uma revisada no texto também é uma ótima ideia;
13. Na despedida, quando estiver atendendo à solicitação de alguém, sinalize isso. Esse fechamento cria uma mensagem no inconsciente do receptor de que ele está lhe devendo algo e pode facilitar futuras negociações;
14. Quando estiver pedindo algo, agradeça! Esse fechamento mostra ao receptor que você sabe que está solicitando uma resposta e é grato por isso;
15. Finalize sempre com a assinatura. Ela diz claramente quem é você na história (nome, cargo) e como encontrá-lo (setor, localização, e-mail, telefone…);
16. Use o suporte das próprias ferramentas de e-mail para evitar o esquecimento da assinatura ou o preenchimento despadronizado;
17. Importante: escreveu, está escrito! Uma pessoa pode até esquecer o que você falou, mas, lendo um e-mail, pode relembrar bem como encaminhar para quem não deveria. Portanto, jamais responda a um e-mail “provocativo” prontamente. Conte até 10, vá tomar uma água, um café, um sorvete no shopping, converse com um colega, faça operação-tartaruga, responda só no outro dia… Pense bem no que vai escrever;
18. Antes de clicar no botão “Enviar”, cheque se está tudo correto: destinatários, assunto, conteúdo, assinatura, anexos. As ferramentas de edição de e-mails ajudam significativamente nessa checagem;

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Aguardo mais dicas para bons e-mails nos comentários!

Valeu,