Como dar o prazo final do projeto?

Nesses dias, estamos planejando um novo projeto. E eu tenho ouvido muito a pergunta que o gerente de projeto mais ouve na vida: quando fica pronto? O patrocinador do projeto também se preocupa bastante com quanto custará. Mas a pergunta que realmente mais interessa a todos os envolvidos no projeto é: quando fica pronto? É um momento de muita pressão e tensão para o gerente e sua equipe de projeto. E aí, como responder a esta pergunta? Como dar o prazo final do projeto?

O projeto tem um prazo fixo

Esse parece ser o caso mais fácil que o gerente de projeto encontra para dar o prazo final do projeto. Também conhecido como: tudo bem, você pode dizer o prazo, desde que não passe desta data que eu quero. Ora pois, se o cliente já deu o prazo, o prazo já está dado.

Geralmente, estes projetos estão relacionados a algum evento fixo no tempo. Exemplos: o show do réveillon deve acontecer na noite do dia 31/12. Nem um dia antes, nem um dia depois. Simples assim. Espera-se noite de lua cheia no luau. O Carnaval também tem suas datas preestabelecidas antecipadamente. Assim como a Copa do Mundo. E as Olimpíadas, sejam de inverno, sejam de verão. O baile de 15 anos não pode acontecer 6 meses depois do aniversário. Caso clássico também são os projetos que precisam impreterivelmente acabar antes das eleições, rendendo mais publicidade e votos aos políticos.

Nesse cenário, a missão da equipe de planejamento é garantir que todo o trabalho necessário para a conclusão do projeto pode ser realizado até a data estipulada pelo patrocinador. As aquisições devem ter uma contratação aprimorada. Uma entrega de um fornecedor que atrasa uma semana pode colocar tudo a perder. Horas extras, aumentar a equipe ou diminuir requisitos do projeto também podem ser opções para garantir a data. É o tripé do planejamento: escopo, tempo e custos. Se o tempo está fixado, apenas as outras duas variáveis podem ser alteradas.

Para projetos dessa natureza, é imprescindível um gerenciamento primoroso do tempo. Nas últimas semanas, é esperada uma pressão incrível sobre a equipe do projeto por conta do prazo que está chegando.

Em desenvolvimento de sistemas, é o caso do projeto ágil clássico. Ou seja, a equipe é contratada por determinado período, e deve produzir software durante este tempo. Tudo o que for entregue é válido, mas a equipe deve buscar ter sempre entregas verdadeiramente implantáveis.

Opinião Especializada

Essa técnica de estimativa consiste basicamente em terceirizar a pergunta para algum especialista: meu amigo, me ajude, considerando toda a sua vivência, se você fosse fazer este projeto, quando ficaria pronto?

Obviamente essa técnica implica em ter um especialista à disposição por um custo aceitável. Normalmente, ela é usada quando o tipo do projeto é totalmente inédito para a equipe. E, claro, é uma estimativa rápida e grosseira apenas para gerar uma noção inicial do prazo e dos custos relacionados ao projeto. Pode ser importante para determinar o avanço em um trabalho de planejamento mais detalhado. Afinal, planejar também custa tempo e dinheiro. E, às vezes, isso precisa ser feito antes do projeto (e seu orçamento) ser aprovado, como em uma típica pré-venda.

Estimativa Análoga

Essa técnica de estimativa consiste basicamente em fazer uma analogia do projeto atual com projetos semelhantes anteriormente desenvolvidos pela equipe. Olha, aquele prédio que construímos no Centro tinha 9 pavimentos e demoramos 3 anos para fazê-lo. Sabe, aquele sistema de envio de SMS para os clientes foi concluído em 10 semanas.

A vantagem desta técnica sobre a anterior é que os estimadores são “da casa” e podem se valer das lições aprendidas dos projetos anteriores.

Estimativa Paramétrica

Essa técnica de estimativa consiste basicamente em definir e utilizar alguma unidade de medida para comparar projetos diferentes. Essa unidade é utilizada como parâmetro para determinar o grau de multiplicidade entre os projetos comparados – quanto A é maior (ou menor) que B? Se um projeto do tamanho A é feito em X tempo, quanto tempo precisamos para fazer um projeto B, que tem o dobro do tamanho de A?

Em uma visão grosseira, poderíamos comparar a quantidade de apartamentos de um edifício residencial. Se gastamos 2 anos para fazer um prédio com 40 apartamentos, quanto tempo levaremos para fazer um novo prédio com 80 apartamentos? Pela estimativa paramétrica, teríamos 4 anos.

Em software, um parâmetro bem utilizado é o ponto de função, que visa medir o tamanho funcional de um sistema. A empresa pode ter a sua métrica de produtividade indicando quanto tempo ela precisa para produzir 1 ponto de função e isto pode ser utilizado para estimar o tamanho bem como o prazo de novos projetos.

A estimativa pode ser aprimorada incluindo-se tempos fixos para a iniciação e o encerramento de projetos de qualquer tamanho.

O grande problema desta técnica é encontrar parâmetros confiáveis para a comparação de projetos diferentes. O próprio ponto de função citado anteriormente tem consideráveis deficiências.

Estimativa Detalhada

Essa técnica de estimativa consiste basicamente em construir um cronograma completo de todo o desenvolvimento do projeto. E por completo entendam: obtenção de licenças e autorizações; disponibilidade de recursos materiais; aquisições; alocação de pessoas; testes, homologações e implantações.

A vantagem é ter uma estimativa bem mais realista e confiável. A desvantagem é que isso não sai de graça. Projetos enormes podem ter dezenas de profissionais trabalhando durante meses apenas no seu planejamento inicial.

A margem de erro vai pra lá e vem pra cá

Perceba que falamos o tempo todo em estimativas: avaliação ou cálculo aproximado de algo. E toda estimativa é falível. Portanto, toda estimativa deve ser agraciada com uma margem de erro. Uma variação aceitável dentro da data crua obtida diretamente pela estimativa.

Quanto mais detalhada a estimativa, melhor ela será e, portanto, aceitará uma margem de erro menor. Considere 30% de variação nas técnicas menos detalhistas. Isso pode ser aceitável em um projeto de 100 mil reais. Mas pode inviabilizar um projeto de 10 bilhões de reais caso não tenhamos à disposição os 3 bilhões de reais adicionais necessários à margem de erro do planejamento.

Quanto mais caro o projeto, mais cara a margem de erro e, talvez, tenhamos mais dinheiro para planejar melhor inicialmente, economizando, assim, na margem de erro.

E vai dar tempo?

Uma vez iniciada a execução do projeto, é necessária uma gestão cuidadosa do tempo, para garantir que o projeto acabe dentro do tempo planejado. A cada dia que se passa, a estimativa de ontem não vale mais. Ao mesmo tempo, já podemos ter uma estimativa nova e mais real do projeto. E assim seguimos até o último dia do projeto. Diariamente, respondendo: quando fica pronto?

O amadurecimento da equipe durante a execução do projeto e a ocorrência ou não dos riscos podem indicar se as estimativas serão cumpridas e se um eventual atraso pode ser recuperado com o esperado aumento da produtividade da equipe.

Para saber mais, estude Gerenciamento do Tempo.

Até!