Eita
que o blog está voltando de férias. Antes de mais nada:
feeeeeeeeliz
2017 pra todos nós!
A
volta das férias normalmente traz junto uma preguiça monstruosa.
Mas... Quem
nunca?
Tem
gente que acha que o ano só começa depois do Carnaval. :P
Então,
vamos começar bem de leve, “só” lendo um pouco do nosso livro
Fazendo
um projeto dar certo.
Mais precisamente, de uma das partes mais nobres do livro, com várias
dicas para melhorar os resultados das nossas reuniões. Com
um post de título bem apelativo para ajudar o Google a nos
encontrar... :P
E
fica esperto(a): os
nossos posts inéditos agora serão publicados nas quartas-feiras!
Também
manteremos a prática iniciada no ano passado de requentar um post
antigo através das nossas redes sociais nos finais de semana. É
só vir junto!
41.
O
projeto tem reuniões muito improdutivas.
Breve
descrição
As
reuniões do projeto trazem poucos resultados.
Estamos
vendo o problema acontecer
As
reuniões do projeto normalmente não começam na hora. É difícil
reunir todos os envolvidos. Alguém sempre fica preso a alguma
atividade ou não se concentra no horário correto da reunião e
acaba atrasando a agenda de todos. Pode ser por sobrecarga de
atividades: é preciso concluir uma atividade específica antes da
reunião. Pode ser por desleixo mesmo: a pessoa não tem o hábito de
cumprir horários. Os pontuais acabam ficando impacientes e
estressados. Quando não, também criam o hábito de chegar atrasado
às reuniões, pois já sabem que, na prática, elas raramente
começam no horário. É mais prático utilizar esses 15 minutos
iniciais para fazer outras atividades. E, agindo assim, todos
estabelecem um vício na equipe que não consegue iniciar suas
reuniões nos horários planejados.
E
reunião que começa atrasada tem tudo para terminar depois do
planejado. As reuniões costumam se alongar por horas. A equipe perde
o foco nas reuniões e um tempo precioso é desperdiçado. Existem
pessoas com déficit de atenção ou hiperativas. Para elas, é
difícil se concentrar muito tempo no mesmo assunto. São feitas
perguntas básicas que alongam ainda mais a reunião.
Propõe-se
uma pauta que é preterida por outros assuntos. Quando são outros
assuntos do projeto, esse problema não é tão grave. Mas quando
entram assuntos da empresa, de recursos humanos, economia, política,
religião, tecnologia, esportes, filmes, seriados, novelas... aí a
coisa desanda de vez.
As
pessoas fazem atividades afins durante a reunião. Estão com seus
aparelhos eletrônicos ligados e sua presença na reunião é
meramente física. A qualquer momento, elas podem “sair” da
reunião. Podem até estar fazendo atividades ligadas ao projeto,
pois acham que não dá tempo parar por uns minutos que duram a
reunião. Entram na Internet para pesquisar um tema discutido em um
momento anterior da reunião. Ou pior, estão checando e-mails
pessoais, se comunicando com pessoas alheias à reunião, verificando
suas redes sociais.
As
pessoas não têm certeza se deveriam estar na reunião. Vão pela
força do hábito, para não perder informações ou para se ocupar
mesmo. São carentes e não podem ver vários colegas de projeto
saindo para uma reunião e ficar de fora. E o organizador da reunião
não veta a participação delas. Aceita para não criar desavenças
no projeto.
As
pessoas têm certeza de que não deveriam estar na reunião. Os
assuntos tratados não são do seu interesse, elas não podem
contribuir por não serem conhecedoras dos temas, muito menos tomar
decisões. Elas entendem que estão perdendo o seu tempo e ficam
aborrecidas por estarem sendo convidadas constantemente para esse
tipo de reunião.
O
tempo acaba e é preciso marcar a continuação da reunião. E o
sintoma mais grave de todos: não se decide nada na reunião. No
máximo, quando será a próxima reunião.
Fazendo
um projeto dar certo
Para
um projeto dar certo, é imprescindível que haja boas reuniões.
Momentos nos quais os problemas do projeto possam ser expostos,
discutidos e soluções coletivas possam ser elaboradas e
encaminhadas.
Para
se fazer boas reuniões, algumas dicas podem ser úteis:
-
Tentar seguir os horários planejados e acordados com os envolvidos – dessa forma todos podem se agendar apropriadamente;
-
Ter um local apropriado e confortável para a reunião – pode ser a sala de reuniões perfeita, uma mesa na praça de alimentação do shopping ou a sombra de uma mangueira, mas todos devem estar confortáveis e entendendo que boas decisões podem sair daquele ambiente;
-
Ter uma pauta – não existe boa reunião sem pauta. Ela é o planejamento principal da reunião. Indica quem deverá ser convocado e quais os recursos necessários;
-
Ter os recursos necessários para a reunião – precisamos de um quadro branco para desenhar nossas ideias? Precisamos de um projetor para exibir algum material de apoio? Precisamos de uma conexão com a Internet? Precisamos de caneta e papel somente?
-
Envolver as pessoas corretas – todas (e somente) as pessoas que precisam estar na reunião, seja para fornecer informações, recebê-las, serem demandadas e/ou tomar decisões;
-
Convidar as pessoas com a antecedência necessária – a fim de que elas possam se planejar e, eventualmente, até reagendar outros eventos;
-
Divulgação prévia da pauta e, se possível, do material de apoio – a fim de que os participantes cheguem preparados à reunião;
-
Tentar não exceder 1 hora em reuniões de acompanhamento ou gerenciais – embora esse tempo possa ser um pouco maior em reuniões técnicas. Nesses casos, é necessário planejar e utilizar intervalos para as pessoas descansarem, caminharem, utilizarem o banheiro e manterem conversas paralelas;
-
Café, chá, água, chocolates e petiscos – são úteis para manter as pessoas na sala, acordadas e participando da reunião. Também funcionam como recompensa pela participação e estimulam a assiduidade às reuniões;
-
Tentar não perder o foco da reunião – seguir a pauta. Se for o caso, novas reuniões podem ser agendadas para discutir as novas pautas;
-
Utilização de recursos audiovisuais – torna a reunião mais interessante e facilita o fluxo de informações e ideias;
-
Registrar em ata os fatos mais importantes – é útil guardar a memória da reunião caso discussões sejam retomadas no futuro e também para compartilhar com os colegas ausentes. Isto pressupõe a escolha do relator da reunião – o responsável oficial pela confecção da ata;
-
Derivar itens de ação – com textos bem explicativos, pessoas responsáveis por executá-los e prazos propostos para tal;
-
Permitir que todos exponham suas ideias – para que todos se sintam úteis e participando do projeto;
Quando
não há condições para a equipe tomar determinadas decisões,
podem ser derivadas reuniões mais reservadas para continuar a
conversa, possivelmente com mais insumos que no momento.
Nas
reuniões gerenciais, quando estão sendo iniciadas discussões
eminentemente técnicas e alongadas, podem ser derivadas reuniões de
viés mais técnico com os envolvidos diretamente na resolução de
um problema.
E
aos atrasadinhos por hábito, só resta “enganar” o relógio. Se
você costuma chegar 10 ou 15 minutos atrasado nas reuniões,
experimente se programar para as reuniões como se elas começassem
10 ou 15 minutos mais cedo e, provavelmente, você será elogiado por
sua pontualidade.
E
aí?
Tá gostando do livro? Então, cola lá no nosso site para ler a
amostra do livro:
SE
QUISER LER MAIS UMA COISINHA
Um
abraço.
Dá para ficar sabendo das novidades do blog pelas redes sociais. Sigam-me os bons!
Conheça a minha obra completa em:
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