sexta-feira, 14 de agosto de 2015

Férias, pra que te quero (ou rumo à Bróduei)







Há um tempo, uns caras inteligentes inventaram as férias. Juridicamente, temos um período para descanso físico e mental do empregado. Acho interessante como o nosso organismo precisa das férias. Depois de meses e meses produzindo a pique, o nosso corpo (e a nossa cabeça) acusa o cansaço. É quando as noites de sono não conseguem mais recarregar a bateria aos níveis máximos.


Nessas horas, é preciso parar. Óbvio que sempre defendemos o planejamento. Então que sejam pausas duplamente planejadas.


Primeiro, é preciso planejar a sua saída do fluxo produtivo. A equipe não pode parar quando você sai. Quando existe essa dependência tão grande, é comum vermos pessoas que não conseguem (ou não podem) tirar férias. Você tem o direito de descansar. E as coisas devem continuar fluindo normalmente até a sua volta. É preciso ter substitutos à altura para a banda não parar. E férias ligado no trabalho, lendo e-mails e atendendo a telefonemas não cumprem o propósito do descanso. É preciso desligar mesmo. Totalmente. Puxar o fio da tomada.


O gerente precisa planejar junto à equipe as férias de todos. É imprescindível que todos possam descansar e voltar sem inviabilizar o projeto. É claro que, em projetos de curta duração, as férias de todos podem até ser postergadas de forma negocial pelo objetivo maior. O bom gerente planeja as suas férias de forma que ele também usufrua desse direito. Ele sai e a equipe continua seguindo finamente com o projeto, rumo ao sucesso.


Planejada a saída, é hora de exercer o segundo viés do planejamento. O que farei nas minhas férias? Um bom planejamento maximiza as chances de um bom aproveitamento. Mesmo que o objetivo seja simplesmente ficar de pernas para o ar. Afinal, você não descansa pensando em contas a pagar nas suas férias.


Se vai viajar então: aonde ir? Documentos? Passagens? Hotéis? Passeios? Reservas? Mapas? Programas? Vacinas? Revisão do carro? Moeda? Alimentação? Roupas? O que fazer com as crianças? O que fazer com os animais de estimação? Orçamento? Afinal, você não descansa pensando o tempo todo se o dinheiro vai dar.


No livro Fazendo um projeto dar certo, falamos que uma equipe cansada tem uma produtividade mais baixa e comete mais erros, gerando prejuízos e atrasos para o projeto. Ainda no livro, trazemos o tópico Acontecem férias e licenças não previstas no projeto”, no qual discutimos um pouco sobre os problemas de não planejarmos as férias da equipe e possíveis soluções para tal.


"Chega um momento em que a equipe está tão cansada que a produtividade baixa e, pior ainda, ela aumenta o seu nível de erros. [...]
O cronograma do projeto não prevê as férias e folgas da equipe. A equipe ainda não sabe quando vai tirar férias. Só sabe que, quando chegar o dia, nada impedirá. [...]
Planejar um projeto também é planejar as licenças, folgas e férias da equipe. Inclusive as do próprio gestor que precisará mais do que nunca de um substituto nas suas ausências. Até para ele ter justamente o direito de se ausentar.
As folgas devem ser negociadas de acordo com os interesses de todos os envolvidos: equipe, projeto e empresa. Os prós e contras de todas as partes devem ser considerados. Nenhuma das partes pode ser inflexível nesse momento. Bom senso sempre deve estar presente em negociações. [...]
É melhor planejar de acordo com os interesses de todos do que ter um 'planejamento' forçado (compulsório).”






Bom descanso.

quinta-feira, 13 de agosto de 2015

Como lidar com ausências não previstas da equipe?

Nesse post, vamos conversar um pouco sobre uma das perguntas que recebi nas palestras de divulgação do livro, conforme post anterior: Apresentando o livro na Estácio (FIC). Também sigo uma dica do Marcelo Pinheiro de publicar alguns posts com títulos mais facilmente alcançáveis nas buscas do Google.


E aí: como lidar com ausências não previstas da equipe? Pode isso, Arnaldo?






Essa é uma pergunta boa de se responder com depende.


  • Em qual fase do projeto estamos? Bem no início? Ou já se aproxima a hora da grande entrega?
  • De quanto tempo será a ausência? 1 dia? 1 semana? Até o fim do projeto?
  • Qual o valor agregado à equipe pelo profissional ausente? É um cara fácil de substituir?
  • Quais opções eu tenho entre atrasar um pouco o projeto ou entregar menos funcionalidades?
  • Quanta grana eu tenho para resolver este problema da ausência?


A melhor dica que eu posso dar é formar substitutos na equipe durante todo o projeto. Não há nada no projeto que seja de domínio exclusivo de uma pessoa. Todos os processos, procedimentos, técnicas, ferramentas e conhecimentos básicos estão replicados em, pelo menos, um par de pessoas. Não é fácil. Não é barato. Mas é imprescindível para que o projeto ande bem.


Como já demonstramos na nossa pesquisa de pós-graduação, o Repasse de Conhecimento é uma das práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso. Mais detalhes em: [COMUNICAÇÃOx SUCESSO] Resumo da pesquisa sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos.


Estimular o trabalho em pares e a divisão de conhecimentos, faz com que a afinidade da equipe aumente e os substitutos sejam naturalmente formados. Também facilita a gestão do projeto.


Óbvio que o substituto não vai dar conta do trabalho de dois. Nem vai entregar na substituição a mesma qualidade do craque principal. Como substituir o Messi? As questões não são essas. O importante é que alguém consegue executar minimamente as atividades imprescindíveis para que o projeto não trave na ausência de determinadas pessoas. A equipe segue tocando o barco.


Opções a considerar também incluem o acordo de horas extras com a equipe remanescente ou a estipulação de metas e prêmios para o aumento da produtividade. Nós somos a equipe que sobrou e é nossa responsabilidade fazer o projeto dar certo!


Trazer pessoas novas de fora da equipe também é uma opção, mas fique atento a algumas ressalvas que apresentamos no tópico Acontecem férias e licenças não previstas no projeto” do livro Fazendo um projeto dar certo.


Colegas podem ser realocados de outros projetos ou até mesmo contratados para suprir determinadas ausências. Embora seja prudente analisar o período estimado de ausência, pois todo mundo tem uma curva de entrada no projeto – um tempo até que esteja em condições de ser produtivo.”


Com certeza, o Felipão não soube como lidar com a ausência não prevista do Neymar. Se bem que vimos uma superioridade alemã tão grande que me fez pensar no quanto o Neymar realmente teria ajudado.

Até a próxima!






segunda-feira, 10 de agosto de 2015

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Resumo da pesquisa sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos

E aí, pessoas? Tudo bem?


Para quem acompanhou até aqui, chegamos ao final da série de posts contendo a minha pesquisa elaborada para a conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos.


O objetivo principal foi descobrir as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos. Além disso, também discutimos sobre como medir sucesso em projetos e quais as práticas de comunicação favoritas das equipes.

A pesquisa inteira foi publicada em 10 posts, conforme listagem cronológica a seguir:


Quais são as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Como medir sucesso?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Quais as práticas de comunicação identificadas?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Qualificação dos respondentes

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Analisando o sucesso do projeto

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação favoritaças da galera

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Pontos fracos da pesquisa

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Conclusões da pesquisa




Uma forma fácil de encontrar estes posts é buscando na nuvem de tags pela tag [COMUNICAÇÃO x SUCESSO] criada exclusivamente para a publicação da pesquisa.


E deu isso aqui:

As práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de desenvolvimento de software considerados bem sucedidos foram, pela ordem: Discussões técnicas, E-mails, Reuniões, Repasse de conhecimento, Relatórios de acompanhamento e Apresentações.


Mais uma vez agradecemos a todos que participaram da pesquisa e a todos que acompanharam aqui pelo blog.


Valeu!

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Possíveis desdobramentos da pesquisa

Seria útil repetir a pesquisa com outras amostras de participantes, em busca da análise da confirmação dos resultados obtidos neste primeiro experimento. Inclusive estas novas amostras poderiam variar também em tamanho para analisar a evolução dos resultados.
Outra análise possível é forçar na amostra a participação de várias pessoas respondendo sobre um mesmo projeto, para avaliar a variabilidade das notas informadas por elas. Um experimento complementar e interessante seria forçar estas pessoas a responder inicialmente de forma isolada e, posteriormente, em grupo. Dessa forma, elas poderiam confrontar suas notas e opiniões e a pesquisa poderia ser beneficiada com notas mais qualificadas uma vez que a inteligência coletiva é quem as definiria.
Um experimento deste tipo poderia avaliar a variabilidade entre as notas individuais e coletivas e quanto isto influencia nos resultados globais da pesquisa.
Alterar a ordem das perguntas durante as entrevistas com diferentes pessoas também pode vir a ter impacto sobre os resultados obtidos. Adicionalmente, as práticas de comunicação podem ser complementadas, alteradas ou excluídas, fornecendo novo conteúdo para a pesquisa. Novas práticas de comunicação a serem incluídas na pesquisa podem ser: divulgação da estratégia empresarial (como a equipe do projeto toma conhecimento da estratégia) e ferramental de trabalho (como as ferramentas influem na comunicação diária da equipe durante a execução do projeto).
Para aplicar a pesquisa em projetos que não tratem de desenvolvimento de software, seria necessário elencar as práticas de comunicação mais adequadas à natureza dos projetos em estudo. Obviamente, as práticas de comunicação comuns aos dois tipos de projetos poderiam ser reaproveitadas.

Considerando que os fatores de sucesso variam entre projetos, o respondente poderia atribuir peso diferente para alguma das perspectivas na análise do sucesso. Por exemplo, para um projeto em que o cumprimento do prazo é imprescindível (talvez para atender a uma data legal), a nota dada ao sucesso no prazo poderia ter um valor maior na análise do sucesso do projeto.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Conclusões da pesquisa

O objetivo deste trabalho foi identificar as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de desenvolvimento de software considerados bem sucedidos. Os resultados principais foram, pela ordem: Discussões técnicas, E-mails, Reuniões, Repasse de conhecimento, Relatórios de acompanhamento e Apresentações. Em contrapartida, as práticas de comunicação menos utilizadas nos projetos de sucesso foram: Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência.
Para a implementação da pesquisa, foi idealizada uma metodologia para analisar o sucesso do projeto sob diferentes perspectivas e também para comparar diferentes práticas de comunicação utilizadas corriqueiramente em projetos de desenvolvimento de software. A metodologia foi tal que permitiu a comparação do sucesso e da utilização das práticas de comunicação mesmo em projetos diferentes. Adicionalmente, também investigou-se as práticas de comunicação favoritas dos respondentes, quando trabalhando em projetos de desenvolvimento de software. A metodologia previa a conversão numérica de todas as respostas para facilitar a tabulação e a análise dos resultados.
Comparando os resultados anteriores com as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software considerados mal sucedidos, percebe-se, nos projetos fracassados, uma supervalorização das práticas Documentação formal e Relatórios de acompanhamento em detrimento de E-mails e Reuniões. Isto pode ter sido uma das causas dos fracassos destes projetos.
Analisando as práticas de comunicação utilizadas em todos os projetos, independentemente do seu sucesso, percebe-se que as 3 primeiras posições se mantiveram constantes (Discussões técnicas, E-mails e Reuniões), assim como as 3 últimas posições também se mantiveram constantes (Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência). A diferença principal foi que a prática Relatórios de Acompanhamento ocupou o quarto lugar, relegando a prática Repasse de Conhecimento à quinta colocação.
Segundo a metodologia proposta e as respostas colhidas na pesquisa, 13 projetos foram considerados bem sucedidos e 6 projetos não atingiram o sucesso.
Analisando as perspectivas de sucesso mais atingidas pelas equipes, destaca-se nas primeiras posições a busca das equipes dos projetos em atender bem aos interesses do cliente no projeto, através das altas notas elencadas para as perspectivas: benefícios para o cliente, satisfação do cliente e cumprimento do escopo. Outro destaque foi para o sucesso na geração de conhecimento, o que é uma constante em projetos de desenvolvimento de software pelo seu alto grau de ineditismo.
Os destaques negativos ficam por conta do sucesso em cumprimento de prazos e custos, sendo a situação dos custos mais negativa, uma vez que os números foram ruins (fracasso) e houve, ainda, dificuldade para colhê-los (conhecimento dos custos).
As práticas de comunicação favoritas são Repasse de conhecimento e Discussões técnicas, demonstrando uma predileção por conversar. Em seguida, apareceram diversas práticas empatadas na predileção: Reuniões, E-mails, Apresentações, Quadro branco para desenho, Quadro de planejamento e Processo de Desenvolvimento. As práticas com mais rejeição são: Manual do usuário, Videoconferência e Documentação formal.
Observa-se um ligeiro descompasso entre as predileções e as práticas efetivamente utilizadas nos projetos. Basta perceber que Repasse de conhecimento só é a quarta prática mais utilizada nos projetos de sucesso.
Analisando de forma segmentada por papéis, as práticas de comunicação favoritas para a equipe técnica (codificadores e especificadores) são: Repasse de conhecimento, Discussões técnicas e Quadro branco para desenho. Este resultado reforça a necessidade que a equipe técnica tem de conversar para executar bem o projeto.
Já os gestores dos projetos elencaram como suas práticas favoritas: Processo de desenvolvimento e Quadro de planejamento. Este resultado demonstra a predileção por práticas que auxiliam bastante o gestor no planejamento do projeto e na execução do plano traçado.

Há de se observar que 45 pessoas foram contactadas para participar da pesquisa e obteve-se uma taxa aproximada de respostas de 42% (19 pessoas). Todas foram orientadas a responder sobre projetos já concluídos, para possibilitar uma análise mais fidedigna sobre o sucesso do projeto e sobre a utilização das práticas de comunicação no mesmo. É necessário repetir a pesquisa em busca da confirmação de todos os resultados.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Pontos fracos da pesquisa

Alguns pontos fracos são identificados nesta pesquisa e na forma como foi realizada. Em primeiro lugar, a amostra é não probabilística o que inviabiliza a generalização dos resultados. Só foi possível obter respostas de 19 profissionais e este número pode não ser significativo para os estudos desenvolvidos.
Outra possível dificuldade é que as pessoas podem não ter entendido precisamente a dinâmica e todas as perguntas da entrevista. A natureza das informações a serem obtidas sugeriu o levantamento através de entrevistas. Para otimizar o tempo da entrevista, as perguntas sobre afinidade e utilização foram feitas de forma conjunta e isso pode ter de alguma forma influenciado nas respostas.
Algumas pessoas tiveram dificuldades para avaliar o sucesso dos seus projetos sob algumas perspectivas. No entanto, essa dificuldade foi diluída na pesquisa uma vez que o sucesso foi considerado a partir da soma das notas das dez perspectivas analisadas.
Da mesma forma, pode ter havido dificuldade para avaliar a utilização da prática de comunicação no projeto. No entanto, a menor análise dos resultados tabulados contemplou 6 projetos (quando da avaliação do fracasso), e isso ajudou a diluir distorções individuais. As dicas para diminuição da pontuação da utilização da prática também ajudaram na resposta.
Para as práticas favoritas, a escala foi mais limitada e precisa, ajudando a dar respostas igualmente mais precisas. Embora também seja possível que o respondente não tenha achado correta nenhuma das opções em alguma resposta. Os resultados foram analisados também em grupos de forma que o menor grupo contemplou 4 respondentes (práticas favoritas dos gestores). Esse agrupamento contribuiu para a dissipação de distorções individuais.
A escolha das notas é totalmente subjetiva e sentimental. O que faz uma pessoa responder 8 e não 6? O que significa uma prática de comunicação ter utilização 7? O que significa um projeto ter sucesso 9 em determinada perspectiva? O 9 de um respondente é o mesmo 9 de outro? Há pessoas mais observadoras, mais criteriosas e mais benevolentes.
Observando respostas de 3 pessoas que avaliaram um mesmo projeto, a maioria das notas foram parecidas, mas houve alguns pontos de significativa variância. Esses impactos todos foram minimizados realizando a análise conjunta de respostas de várias pessoas simultaneamente. Uma pontuação acima de 7, com certeza indica uma nota alta, seja na utilização ou no sucesso.
Algumas práticas de comunicação podem não ser familiares aos respondentes. A definição prévia das práticas tentou criar uma linguagem comum e qualificar as respostas.

É certo que outros pesquisadores podem identificar novos pontos fracos neste estudo realizado.

segunda-feira, 3 de agosto de 2015

Lição de vida, planejamento e jeitinho brasileiro





Mais uma grande lição que a vida me dá. Eu que tanto desejei um filho menino, consegui captar essa linda imagem da alegria da pequena menina Isabela: “Papai, tá muito bom aqui, a gente lavando o nosso carro”. E realmente não era pra ela ficar triste em um evento que juntava água e bagunça.

Conforme já discutimos em outro post, projeto é o planejamento para a criação de algo novo. No livro Fazendo um projeto dar certo, também conversamos bastante sobre a importância e a necessidade de um bom planejamento:

"É praticamente impossível fazer um projeto dar certo trabalhando no improviso.
A equipe de gerenciamento de projetos precisa estar treinada nas técnicas de gerenciamento de projetos e habilitada a utilizar as ferramentas necessárias aos ritos de planejamento do projeto. [...]
Planejar significa prever, calcular, acompanhar, checar e refazer tudo isso. O tempo todo. Até o último dia do projeto. […]
Um dia de planejamento pode significar um projeto dando certo e outros tantos dias a menos de trabalho.”

Mas o planejamento é apenas uma previsão do futuro. E somente Deus controla o futuro! A qualquer momento, as coisas vão acontecer de forma diferente do que planejamos. Nessa hora, é preciso replanejar e, se for o caso, improvisar, usar a favor do projeto o bom jeitinho brasileiro.





Por favor, perceba a diferença. Não é fazer o projeto todo no improviso. É improvisar em alguns momentos determinantes para que o projeto dê certo. Em projetos de software então, com muito ineditismo e imprevisibilidade, é necessário muito jeitinho brasileiro (criatividade).

Isabela é uma garotinha linda, saudável, inteligente, feliz e carinhosa. E o nosso projeto de formar uma família vai dando muito certo. Graças a Deus!








PS: E por que não planejar um irmãozinho (ou irmãzinha) para a Isabela?

Saudações.

Sinta, apenas sinta






Sinta...
Um simples toque. Um gesto.
Sinta...
Está acontecendo...

Sinta...
Parece que tudo vai mudar
Não é maravilhoso?
Sinta, apenas sinta.

Pode sentir?
Então sinta uma frase sucinta
Sinta a metamorfose atmosférica
E a agitação do cosmo
Apure os seus sentidos e sinta.

Consegue sentir?
Então sinta uma alma distinta
Sinta a interatividade do beijo
E a relação de harmonia
Aguce os seus sentidos e sinta.

Sinta...
Apenas um sussurro. Um fonema.
Sinta...
Está desabafando...

Sinta...
Parece que já vai melhorar
Não é grandioso?
Sinta, apenas sinta.

Pode sentir?
Então sinta o cheiro de tinta
Sinta o arco-íris preto-e-branco
E a zebrinha colorida
Adultere os seus sentidos e sinta.

Sinta...
Somente um sabor. Um aroma.
Sinta...
Está se transformando.

Vá e sinta.
Sinta que no futuro será feliz.
Sinta que o futuro é agora.
Sinta...




Hoje eu estava bem estressadinho nas megafilas do início do mês no supermercado e precisei apelar para essa poesia a fim de relaxar um pouco.


Se quiser saber um pouco da história da poesia Sinta, apenas sinta, leia o livro Miragens. Lá você também vai encontrar vários outros textos e suas histórias. Veja tudo em miragens.art.br.



Sinta um abraço. Sinta, apenas sinta.