[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Resumo da pesquisa sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos

E aí, pessoas? Tudo bem?

Para quem acompanhou até aqui, chegamos ao final da série de posts contendo a minha pesquisa elaborada para a conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos.

O objetivo principal foi descobrir as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software bem sucedidos. Além disso, também discutimos sobre como medir sucesso em projetos e quais as práticas de comunicação favoritas das equipes.

A pesquisa inteira foi publicada em 10 posts, conforme listagem cronológica a seguir:

Quais são as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Como medir sucesso?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Quais as práticas de comunicação identificadas?

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Qualificação dos respondentes

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Analisando o sucesso do projeto

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação favoritaças da galera

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Pontos fracos da pesquisa

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Conclusões da pesquisa

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Possíveis desdobramentos da pesquisa

Uma forma fácil de encontrar estes posts é buscando na nuvem de tags pela tag [COMUNICAÇÃO x SUCESSO] criada exclusivamente para a publicação da pesquisa.

E deu isso aqui:

As práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de desenvolvimento de software considerados bem sucedidos foram, pela ordem: Discussões técnicas, E-mails, Reuniões, Repasse de conhecimento, Relatórios de acompanhamento e Apresentações.

Mais uma vez agradecemos a todos que participaram da pesquisa e a todos que acompanharam aqui pelo blog.

Valeu!

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Possíveis desdobramentos da pesquisa

Seria útil repetir a pesquisa com outras amostras de participantes, em busca da análise da confirmação dos resultados obtidos neste primeiro experimento. Inclusive estas novas amostras poderiam variar também em tamanho para analisar a evolução dos resultados.

Outra análise possível é forçar na amostra a participação de várias pessoas respondendo sobre um mesmo projeto, para avaliar a variabilidade das notas informadas por elas. Um experimento complementar e interessante seria forçar estas pessoas a responder inicialmente de forma isolada e, posteriormente, em grupo. Dessa forma, elas poderiam confrontar suas notas e opiniões e a pesquisa poderia ser beneficiada com notas mais qualificadas uma vez que a inteligência coletiva é quem as definiria.

Um experimento deste tipo poderia avaliar a variabilidade entre as notas individuais e coletivas e quanto isto influencia nos resultados globais da pesquisa.

Alterar a ordem das perguntas durante as entrevistas com diferentes pessoas também pode vir a ter impacto sobre os resultados obtidos. Adicionalmente, as práticas de comunicação podem ser complementadas, alteradas ou excluídas, fornecendo novo conteúdo para a pesquisa. Novas práticas de comunicação a serem incluídas na pesquisa podem ser: divulgação da estratégia empresarial (como a equipe do projeto toma conhecimento da estratégia) e ferramental de trabalho (como as ferramentas influem na comunicação diária da equipe durante a execução do projeto).

Para aplicar a pesquisa em projetos que não tratem de desenvolvimento de software, seria necessário elencar as práticas de comunicação mais adequadas à natureza dos projetos em estudo. Obviamente, as práticas de comunicação comuns aos dois tipos de projetos poderiam ser reaproveitadas.

Considerando que os fatores de sucesso variam entre projetos, o respondente poderia atribuir peso diferente para alguma das perspectivas na análise do sucesso. Por exemplo, para um projeto em que o cumprimento do prazo é imprescindível (talvez para atender a uma data legal), a nota dada ao sucesso no prazo poderia ter um valor maior na análise do sucesso do projeto.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Conclusões da pesquisa

O objetivo deste trabalho foi identificar as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de desenvolvimento de software considerados bem sucedidos. Os resultados principais foram, pela ordem: Discussões técnicas, E-mails, Reuniões, Repasse de conhecimento, Relatórios de acompanhamento e Apresentações. Em contrapartida, as práticas de comunicação menos utilizadas nos projetos de sucesso foram: Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência.

Para a implementação da pesquisa, foi idealizada uma metodologia para analisar o sucesso do projeto sob diferentes perspectivas e também para comparar diferentes práticas de comunicação utilizadas corriqueiramente em projetos de desenvolvimento de software. A metodologia foi tal que permitiu a comparação do sucesso e da utilização das práticas de comunicação mesmo em projetos diferentes. Adicionalmente, também investigou-se as práticas de comunicação favoritas dos respondentes, quando trabalhando em projetos de desenvolvimento de software. A metodologia previa a conversão numérica de todas as respostas para facilitar a tabulação e a análise dos resultados.

Comparando os resultados anteriores com as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software considerados mal sucedidos, percebe-se, nos projetos fracassados, uma supervalorização das práticas Documentação formal e Relatórios de acompanhamento em detrimento de E-mails e Reuniões. Isto pode ter sido uma das causas dos fracassos destes projetos.

Analisando as práticas de comunicação utilizadas em todos os projetos, independentemente do seu sucesso, percebe-se que as 3 primeiras posições se mantiveram constantes (Discussões técnicas, E-mails e Reuniões), assim como as 3 últimas posições também se mantiveram constantes (Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência). A diferença principal foi que a prática Relatórios de Acompanhamento ocupou o quarto lugar, relegando a prática Repasse de Conhecimento à quinta colocação.

Segundo a metodologia proposta e as respostas colhidas na pesquisa, 13 projetos foram considerados bem sucedidos e 6 projetos não atingiram o sucesso.

Analisando as perspectivas de sucesso mais atingidas pelas equipes, destaca-se nas primeiras posições a busca das equipes dos projetos em atender bem aos interesses do cliente no projeto, através das altas notas elencadas para as perspectivas: benefícios para o cliente, satisfação do cliente e cumprimento do escopo. Outro destaque foi para o sucesso na geração de conhecimento, o que é uma constante em projetos de desenvolvimento de software pelo seu alto grau de ineditismo.

Os destaques negativos ficam por conta do sucesso em cumprimento de prazos e custos, sendo a situação dos custos mais negativa, uma vez que os números foram ruins (fracasso) e houve, ainda, dificuldade para colhê-los (conhecimento dos custos).

As práticas de comunicação favoritas são Repasse de conhecimento e Discussões técnicas, demonstrando uma predileção por conversar. Em seguida, apareceram diversas práticas empatadas na predileção: Reuniões, E-mails, Apresentações, Quadro branco para desenho, Quadro de planejamento e Processo de Desenvolvimento. As práticas com mais rejeição são: Manual do usuário, Videoconferência e Documentação formal.

Observa-se um ligeiro descompasso entre as predileções e as práticas efetivamente utilizadas nos projetos. Basta perceber que Repasse de conhecimento só é a quarta prática mais utilizada nos projetos de sucesso.

Analisando de forma segmentada por papéis, as práticas de comunicação favoritas para a equipe técnica (codificadores e especificadores) são: Repasse de conhecimento, Discussões técnicas e Quadro branco para desenho. Este resultado reforça a necessidade que a equipe técnica tem de conversar para executar bem o projeto.

Já os gestores dos projetos elencaram como suas práticas favoritas: Processo de desenvolvimento e Quadro de planejamento. Este resultado demonstra a predileção por práticas que auxiliam bastante o gestor no planejamento do projeto e na execução do plano traçado.

Há de se observar que 45 pessoas foram contactadas para participar da pesquisa e obteve-se uma taxa aproximada de respostas de 42% (19 pessoas). Todas foram orientadas a responder sobre projetos já concluídos, para possibilitar uma análise mais fidedigna sobre o sucesso do projeto e sobre a utilização das práticas de comunicação no mesmo. É necessário repetir a pesquisa em busca da confirmação de todos os resultados.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Pontos fracos da pesquisa

Alguns pontos fracos são identificados nesta pesquisa e na forma como foi realizada. Em primeiro lugar, a amostra é não probabilística o que inviabiliza a generalização dos resultados. Só foi possível obter respostas de 19 profissionais e este número pode não ser significativo para os estudos desenvolvidos.

Outra possível dificuldade é que as pessoas podem não ter entendido precisamente a dinâmica e todas as perguntas da entrevista. A natureza das informações a serem obtidas sugeriu o levantamento através de entrevistas. Para otimizar o tempo da entrevista, as perguntas sobre afinidade e utilização foram feitas de forma conjunta e isso pode ter de alguma forma influenciado nas respostas.

Algumas pessoas tiveram dificuldades para avaliar o sucesso dos seus projetos sob algumas perspectivas. No entanto, essa dificuldade foi diluída na pesquisa uma vez que o sucesso foi considerado a partir da soma das notas das dez perspectivas analisadas.

Da mesma forma, pode ter havido dificuldade para avaliar a utilização da prática de comunicação no projeto. No entanto, a menor análise dos resultados tabulados contemplou 6 projetos (quando da avaliação do fracasso), e isso ajudou a diluir distorções individuais. As dicas para diminuição da pontuação da utilização da prática também ajudaram na resposta.

Para as práticas favoritas, a escala foi mais limitada e precisa, ajudando a dar respostas igualmente mais precisas. Embora também seja possível que o respondente não tenha achado correta nenhuma das opções em alguma resposta. Os resultados foram analisados também em grupos de forma que o menor grupo contemplou 4 respondentes (práticas favoritas dos gestores). Esse agrupamento contribuiu para a dissipação de distorções individuais.

A escolha das notas é totalmente subjetiva e sentimental. O que faz uma pessoa responder 8 e não 6? O que significa uma prática de comunicação ter utilização 7? O que significa um projeto ter sucesso 9 em determinada perspectiva? O 9 de um respondente é o mesmo 9 de outro? Há pessoas mais observadoras, mais criteriosas e mais benevolentes.

Observando respostas de 3 pessoas que avaliaram um mesmo projeto, a maioria das notas foram parecidas, mas houve alguns pontos de significativa variância. Esses impactos todos foram minimizados realizando a análise conjunta de respostas de várias pessoas simultaneamente. Uma pontuação acima de 7, com certeza indica uma nota alta, seja na utilização ou no sucesso.

Algumas práticas de comunicação podem não ser familiares aos respondentes. A definição prévia das práticas tentou criar uma linguagem comum e qualificar as respostas.

É certo que outros pesquisadores podem identificar novos pontos fracos neste estudo realizado.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação favoritaças da galera

A última investigação realizada trata das práticas de comunicação favoritas dos respondentes e foi realizada de acordo com a metodologia descrita anteriormente. Considerando a conversão das opções textuais em números equivalentes, os resultados são exibidos no próximo gráfico:

Considerando que 17 respondentes opinaram sobre as suas práticas de comunicação prediletas e a escala numérica varia entre -2 (detesto) e +2 (favorita), a pontuação para cada prática poderia variar entre -34 e +34 pontos. Novamente e para efeitos de comparação, as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso foram destacadas na cor verde.

A prática de comunicação favorita é o Repasse de Conhecimento (prática 13, com 27 pontos), seguida de Discussões Técnicas (prática 11, com 26 pontos). Isto demonstra que as pessoas preferem conversar. É a melhor forma de resolver o problema de comunicação no projeto: conversar.

Observa-se um ligeiro descompasso entre as predileções e as práticas efetivamente utilizadas nos projetos. Basta perceber que Repasse de conhecimento (prática 11) só é quarta prática mais utilizada nos projetos de sucesso. Ainda sobre as práticas mais utilizadas, Reuniões (prática 1) e E-mails (prática 2), empatam com diversas outras práticas no terceiro lugar da predileção, todas com 21 pontos, a saber: Apresentações (prática 5), Quadro branco para desenho (prática 7), Quadro de planejamento (prática 8) e Processo de Desenvolvimento (prática 15).

As práticas com mais rejeição são: Manual do usuário (prática 12, com 7 pontos), Videoconferência (prática 3, com 9 pontos) e Documentação formal (prática 4, com 10 pontos).

A predileção também foi estudada de forma segmentada entre os papéis desempenhados no projeto. O próximo gráfico mostra as práticas de comunicação favoritas dos codificadores (papéis de análise, codificação ou arquitetura):

Foram 10 codificadores respondendo sobre as suas práticas de comunicação favoritas na pesquisa, o que permitia uma variação entre -20 e +20 pontos na pontuação de cada prática.

As práticas de comunicação preferidas dos codificadores são: Repasse de conhecimento (prática 13, com 17 pontos), Discussões técnicas (prática 11, com 14 pontos) e Quadro branco para desenho (prática 7, com 13 pontos). Aqui, fica explícita a predileção por conversar e desenhar as ideias em detrimento da comunicação formal do projeto. Tese comprovada pela definição da prática 4 (Documentação formal e legal do projeto) como a mais rejeitada entre os codificadores, com nenhum ponto marcado.

Agora, são analisadas as predileções dos especificadores (papéis de requisitos ou documentação):

Foram 7 especificadores opinando, então as práticas poderiam pontuar entre -14 e +14 pontos. Os 3 primeiros lugares são os mesmos elencados pelos codificadores: Repasse de conhecimento (prática 13, com 12 pontos), Discussões técnicas (prática 11, com 12 pontos) e Quadro branco para desenho (prática 7, com 11 pontos). O que reforça a necessidade que a equipe técnica tem de conversar para executar bem o projeto.

Uma diferença notada é que a Documentação formal (prática 4), sobe ao nono lugar com 7 pontos, uma vez que os especificadores precisam gostar do seu próprio trabalho. É esperado que eles tenham escolhido essa função também por afinidade.

Continuando na análise das predileções por papéis, exibe-se as predileções dos gestores de projetos:

Foram 4 gestores opinando sobre as suas predileções e, desta forma, as práticas poderiam obter uma pontuação variando entre -8 e +8 pontos. As práticas favoritas dos gestores são: Processo de Desenvolvimento (prática 15, com 7 pontos) e Quadro de planejamento (prática 8, com 6 pontos). Observa-se a predileção por práticas que auxiliam bastante o gestor no planejamento do projeto e na execução do plano traçado.

Outro fato interessante é que as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso não são as práticas favoritas dos gestores. Isso mostra que a gestão não é impositiva e que nem sempre os gestores conseguem executar o projeto da forma que mais gostam.

Em terceiro lugar, empatadas com 5 pontos, aparecem 5 práticas, incluindo as mais utilizadas nos projetos de sucesso, a saber: Reuniões (prática 1), E-mails (prática 2), Apresentações (prática 5), Discussões técnicas (prática 11) e Repasse de conhecimento (prática 13).

Concluindo a análise das práticas de comunicação favoritas, expõe-se a distribuição de frequência das notas apontadas:

TABELA 4: Distribuição de frequência das notas apontadas para as práticas de comunicação favoritas
NOTA	TOTAL
Detesto	1
Tolero	14
Indiferente	38
Gosto	130
Favorita	72
TOTAL	255

Do total possível de 255 notas (15 notas de 17 pessoas), observa-se que apenas uma pessoa respondeu Detesto uma única vez e foi para a prática 10 (Mensagens instantâneas).

Há uma simpatia pelas práticas em geral e uma dificuldade para opinar de forma negativa, pois apenas 21% das notas não foram positivas. Ainda, 51% das notas foram Gosto e 28% das notas foram Favorita.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos

O resultado principal desta pesquisa demonstra as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software considerados bem sucedidos, conforme gráfico a seguir:

De acordo com os resultados expostos anteriormente, 13 projetos foram considerados bem sucedidos de acordo com a metodologia adotada. Desta forma, cada prática poderia atingir até 130 pontos, uma vez que cada respondente pode indicar a utilização da prática com uma escala de 1 a 10.

Segundo os resultados obtidos nesta pesquisa, as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de sucesso foram: Discussões técnicas (prática 11 com 105 pontos), E-mails (prática 2 com 104 pontos) e Reuniões (prática 1 com 102 pontos). Todas foram destacadas em verde no gráfico anterior e em todos os gráficos seguintes que analisam práticas de comunicação.

Em seguida, também destacaram-se as seguintes práticas: Repasse de conhecimento (prática 13 com 98 pontos), Relatórios de acompanhamento (prática 9 com 96 pontos) e Apresentações (prática 5 com 93 pontos).

Em contrapartida, as práticas de comunicação menos utilizadas nos projetos de sucesso foram: Ferramentas de edição colaborativa (prática 14 com 47 pontos), Manual do usuário (prática 12 com 54 pontos) e Videoconferência (prática 3 com 58 pontos).

Analisando os resultados inversos, identificam-se as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software considerados mal sucedidos, conforme gráfico seguinte:

Novamente observando os resultados expostos anteriormente, percebe-se que 6 projetos foram considerados fracassados de acordo com a metodologia adotada. Desta forma, cada prática poderia atingir até 60 pontos, uma vez que cada respondente pode indicar a utilização da prática com uma escala de 1 a 10.

O destaque em verde, para as práticas mais utilizadas nos projetos de sucesso, deixam claras as primeiras diferenças na utilização das práticas de comunicação quando agrupamos os projetos conforme o seu sucesso.

A prática 11 (Discussões Técnicas) mantém o seu primeiro lugar, agora com 40 pontos. No entanto, a prática 4 (Documentação formal) salta do 10º para o 2º lugar, atingindo 39 pontos. E a prática 9 (Relatórios de acompanhamento) salta de 5º para 3º lugar, com 37 pontos.

Só então, em quarto lugar, com 35 pontos, aparece a prática 2 (E-mails) que havia sido segundo lugar nos projetos de sucesso. E, em quinto lugar, empatado, com 34 pontos, aparece a prática 1 (Reuniões) que havia alcançado o terceiro lugar na análise dos projetos bem sucedidos.

Avançando com a análise sobre as práticas de comunicação mais utilizadas nos projetos de software, foi feito um levantamento da utilização das práticas nos projetos como um todo, ignorando a obtenção do sucesso no projeto. Neste cenário, a pontuação máxima seria de 190 pontos (considerando 19 respondentes e, no máximo, 10 pontos por prática). Os resultados estão disponíveis no próximo gráfico:

As 3 primeiras posições (Discussões técnicas, E-mails e Reuniões) coincidem exatamente com as observadas quando consideraram-se apenas os projetos bem sucedidos. As diferenças começam a partir do quarto lugar que passou a ser ocupado por Relatórios de Acompanhamento, deixando o Repasse de Conhecimento em quinto. Os três últimos lugares também se mantiveram com: Ferramentas de edição colaborativa, Manual do usuário e Videoconferência.

Concluindo a análise das práticas de comunicação utilizadas nos projetos, expõe-se a distribuição de frequência das notas apontadas:

TABELA 3: Distribuição de frequência das notas apontadas para a utilização das práticas de comunicação
NOTA	TOTAL
1	48
2	13
3	14
4	11
5	25
6	24
7	47
8	51
9	33
10	19
TOTAL	285

Do total possível de 285 notas (15 notas de 19 pessoas), observa-se que as notas mais utilizadas foram 8 (oito), 1 (um) e 7 (sete). Finalmente, percebe-se que 47% das notas foram inferiores a 7 (sete) e 53% das notas foram maiores ou igual a 7 (sete).

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Analisando o sucesso do projeto

A segunda parte da pesquisa buscou analisar o sucesso do projeto considerado, de acordo com a metodologia descrita, ou seja, cada respondente teve que avaliar o sucesso do seu projeto em dez diferentes perspectivas, utilizando repetidamente uma escala de 1 (fracasso absoluto) a 10 (sucesso total). No gráfico a seguir, vê-se a distribuição dos resultados encontrados:

Pelas regras estabelecidas, a pontuação do sucesso poderia variar entre 10 e 100 pontos. Para efeitos desta pesquisa, foram considerados bem sucedidos todos os projetos que atingiram uma pontuação mínima de 70 pontos (área verde do gráfico).

No gráfico, cada projeto foi representado por um quadrado laranja, localizado na posição correspondente ao seu sucesso, de acordo com as respostas fornecidas. O projeto com menor sucesso recebeu 44 pontos e o projeto mais bem sucedido cravou 97 pontos.

Pelo corte estabelecido em 70 pontos, 13 projetos foram considerados bem sucedidos e 6 projetos foram considerados mal sucedidos, sendo que um destes projetos ficou no limite de 69 pontos. A pontuação média de todos os projetos analisados foi 77,6 pontos, sendo 87,3 pontos a média dos projetos bem sucedidos e 56,5 pontos a média dos projetos sem sucesso.

Exatamente uma pessoa teve dificuldade em avaliar o sucesso do seu projeto quanto à qualidade das entregas ou à geração de conhecimento ou à satisfação da equipe. Ainda, 3 pessoas tiveram dificuldade em analisar o sucesso dos seus projetos quanto ao crescimento da empresa desenvolvedora.

No entanto, o caso mais crítico foi a análise do sucesso quanto ao cumprimento das expectativas de custos, pois 9 pessoas tiveram dificuldades para avaliar o projeto sob esta perspectiva. Isso demonstra projetos que não gerenciam os seus custos, não divulgam dados sobre a evolução dos seus custos ou, ainda, equipes que não se preocupam com este aspecto do projeto.

Em outro sentido, analisando o somatório de pontos por perspectiva analisada, têm-se os resultados a seguir:

O máximo possível era de 190 pontos, uma vez que 19 pessoas responderam e cada perspectiva poderia ser avaliada em, no máximo, 10 pontos.

Percebe-se que 5 perspectivas receberam mais de 80% dos pontos possíveis (152). O destaque é para benefícios para o cliente (161 pontos). Analisada conjuntamente com satisfação do cliente (157 pontos) e cumprimento do escopo (157 pontos), demonstra a busca das equipes dos projetos em atender bem aos interesses do cliente no projeto.

O segundo lugar ficou para geração de conhecimento (160 pontos) o que é uma constante em projetos de desenvolvimento de software, nos quais as equipes frequentemente lidam com novas tecnologias, novos cenários, novos clientes e novos negócios. A quinta perspectiva onde o sucesso mais foi percebido trata da satisfação da própria equipe por participar do projeto e concluí-lo.

Os destaques negativos ficam por conta do sucesso em cumprimento de prazos e custos. Os resultados coincidentes podem ter alguma explicação em virtude do maior ineditismo de projetos de desenvolvimento de software, maior taxa de mudanças em projetos deste tipo, falta de métricas mais precisas para estimativas paramétricas e menor maturidade desta indústria com projetos.

A situação dos custos é ainda mais negativa, uma vez que os números foram ruins (fracasso) e houve, ainda, dificuldade para colhê-los (conhecimento dos custos).

Concluindo a análise do sucesso, expõe-se a distribuição de frequência das notas apontadas:

TABELA 2: Distribuição de frequência das notas apontadas para o sucesso
NOTA	TOTAL
1	7
2	3
3	4
4	6
5	12
6	11
7	16
8	38
9	46
10	47
TOTAL	190

Do total possível de 190 notas (10 notas de 19 pessoas), observa-se que somente 10% das notas elencadas foram inferiores a 5. Em contrapartida, praticamente a metade das notas foi 9 ou 10.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Qualificação dos respondentes

Nesta seção são analisados os resultados obtidos com a pesquisa. Assim como a pesquisa, a análise dos resultados também foi dividida em três seções principais.

Ao todo, 45 pessoas foram contactadas para participar da pesquisa. Deste contingente, 19 pessoas responderam à pesquisa, o que representou uma taxa aproximada de 42% de respostas. Todos os 19 respondentes participaram da pesquisa respondendo sobre a qualificação, o sucesso e as práticas de comunicação utilizadas no projeto. Porém, 2 destes optaram por não responder sobre as suas práticas de comunicação favoritas.

Os motivos principais alegados por algumas das pessoas que não participaram da pesquisa foram: falta de tempo, falta de interesse ou o excesso de perguntas da entrevista.

Para facilitar a tabulação e a análise dos dados respondidos, as respostas textuais foram convertidas em números de forma que toda a análise se tornasse numérica.

Acabada a fase de entrevistas, 19 pessoas diferentes participaram dispondo informações sobre 17 projetos distintos. Três pessoas responderam sobre um mesmo projeto e as notas informadas por elas para o sucesso do projeto e para a utilização das práticas de comunicação no projeto foram bastante parecidas.

As funções exercidas pelos respondentes nos projetos utilizados na pesquisa foram:

TABELA 1: Funções exercidas pelos respondentes nos projetos analisados
FUNÇÃO	TOTAL
Requisitos	7
Documentação	2
Análise	9
Codificação	11
Testes	4
Gestão	5
Outra	3

O valor total excede em muito o total de respondentes (19), uma vez que era possível selecionar mais de uma função na pesquisa.

[COMUNICAÇÃO x SUCESSO] Quais as práticas de comunicação identificadas?

A terceira e última parte da pesquisa trouxe uma série de práticas de comunicação utilizadas em projetos de desenvolvimento de software, conforme lista numerada e descritiva a seguir:

PRÁTICA 1: Reuniões – Considere todas as formas de reuniões.

PRÁTICA 2: E-mails – Considere os e-mails trocados durante um projeto.

PRÁTICA 3: Videoconferência – Considere a realização de reuniões por videoconferência durante um projeto.

PRÁTICA 4: Documentação formal e legal do projeto – Considere os documentos obrigatoriamente produzidos durante o desenvolvimento de um projeto. Esses documentos podem atender a exigências de processos, de legislação, de contratos ou de comunicação.

PRÁTICA 5: Apresentações – Considere as apresentações sobre o projeto realizadas durante o desenvolvimento do mesmo. Apresentações servem para dividir conhecimento, expor ideias, demonstrar a evolução do projeto e buscar mais patrocínio ou aprovações. Apresentações são exposições públicas conduzidas por algum representante do projeto.

PRÁTICA 6: Reuniões diárias – Considere as reuniões diárias conforme preconizadas pelo framework Scrum: Reuniões diárias, limitadas a quinze minutos de duração no máximo, cuja pauta é direcionada a que cada membro da equipe responda às seguintes perguntas: O que foi completado desde a última reunião? O que será feito até a próxima reunião? Quais os obstáculos que estão no caminho?

PRÁTICA 7: Quadro branco para desenho – Considere a disponibilidade de quadros brancos e limpos no ambiente de trabalho para que a equipe possa desenhar neles as suas ideias e entendimentos sobre as soluções do projeto.

PRÁTICA 8: Quadro de planejamento de atividades – Considere a disponibilidade de quadros (inclusive virtuais) para o planejamento das atividades do projeto, de forma que as atividades possam ser listadas e a equipe possa acompanhar a evolução do estado das mesmas (a fazer, fazendo, feito).

PRÁTICA 9: Relatórios de acompanhamento do projeto – Considere a elaboração de relatórios periódicos sobre o andamento do projeto, contendo informações como: avanços, problemas, pendências, decisões, riscos, passos futuros.

PRÁTICA 10: Mensagens instantâneas – Considere a comunicação remota através de mensagens instantâneas por dispositivos eletrônicos. Considere o uso de salas de bate-papo, chats individuais, telefonia móvel (SMS) e smartphones (Whatsapp).

PRÁTICA 11: Discussões técnicas – Considere as discussões técnicas realizadas com a participação técnica da equipe do projeto. Considere inclusive discussões com equipes e especialistas externos ao projeto. Considere discussões formais ou informais. As discussões geralmente indicam soluções alternativas para a resolução de um problema técnico.

PRÁTICA 12: Manual do usuário – Considere a disponibilização de um manual de utilização para os futuros usuários do software desenvolvido no projeto. Um manual bem elaborado pode aumentar o sucesso do uso do software tanto na utilização plena de suas capacidades quanto na adesão de novos usuários. As aplicações mais recentes têm formas mais modernas de disponibilizar os seus manuais ou até mesmo deixaram de fornecê-los.

PRÁTICA 13: Repasse de conhecimento entre membros da equipe – Considere como o conhecimento é repassado dentro da equipe do projeto. Como os requisitos, regras, padrões e convenções são repassados? Como as técnicas e melhores práticas de desenvolvimento são repassadas? Os especialistas e profissionais mais experientes repassam conhecimento? Existe a prática de trabalho em pares?

PRÁTICA 14: Ferramentas de edição colaborativa – Considere ferramentas disponíveis na nuvem que possibilitem a edição colaborativa e simultânea de documentos por vários membros da equipe do projeto.

PRÁTICA 15: Processo de desenvolvimento – Considere a existência e a disponibilidade de um processo de desenvolvimento de software que oriente a equipe na execução do projeto, ordenando quais artefatos devem ser produzidos durante o projeto.

As descrições foram utilizadas para clarificar a prática de comunicação considerada na pesquisa. A ordem das práticas acima foi a mesma apresentada aos entrevistados e não seguiu nenhum critério específico. A numeração foi replicada nos gráficos para facilitar o entendimento dos resultados da pesquisa.

Para cada uma das práticas listadas, duas perguntas deveriam ser respondidas: se o respondente gosta de utilizar tal prática e quanto ela foi utilizada no projeto apontado na primeira parte.

Para a afinidade, foi definida uma escala com 5 pontos variando entre os extremos Detesto e Favorita. Para cada pontuação, foi elaborada uma descrição de forma a facilitar as respostas, conforme lista a seguir:

Detesto. Não entendo porque alguém perde tempo fazendo isso;

Tolero. Não gosto, mas colaboro com os colegas que utilizam esta prática no projeto;

Indiferente. Não gosto nem deixo de gostar. Utilizo se for orientado a fazê-lo.

Gosto. Utilizo esporadicamente quando as condições são propícias à utilização;

Favorita. Utilizo com frequência sempre que possível. Acredito que faz a diferença;

Conforme figura a seguir, essas opções foram convertidas em números com o objetivo de facilitar a tabulação e a análise dos dados.

Os respondentes foram orientados a avaliar apenas o quanto gostam da prática, desconsiderando questões alheias como o fato de não ter tido a possibilidade de implantar o uso da prática no projeto.

Para a avaliação da utilização da prática de comunicação no projeto considerado, foi definida uma escala de 1 a 10, na qual o 1 (um) significa prática nunca utilizada e o 10 (dez) significa prática utilizada com excelência, conforme ilustrado a seguir:

Dicas adicionais foram fornecidas sobre aspectos que poderiam ser considerados para diminuir a pontuação de uma prática. Como exemplo, para a prática de reuniões (1), sugestões para a retirada de pontos fazendo a nota não ser 10 (dez) eram:

• Ausência de reuniões para discussão de assuntos importantes do projeto;
• Excesso de reuniões quando não sobra tempo para trabalhar;
• Reuniões sem pauta;
• Reuniões sem convocação prévia;
• Reuniões sem os participantes necessários para as decisões;
• Reuniões sem ata e sem itens de ação;
• Reuniões que começam ou terminam fora do horário;